Zeeuwse Eilanden, Hans Filius
‘Hoffman Krul & Partners levert kwaliteit’
Het Waterschap Zeeuwse Eilanden had behoefte aan een toets van de planning- en controlcyclus. Hoffman Krul & Partners hield de cyclus tegen het licht.
'Onze ervaringen met HKP zijn uitstekend. HKP levert kwaliteit, is flexibel en direct.’ Hans Filius is hoofd van de afdeling Financiën, Planning en Control. Het Waterschap Zeeuwse Eilanden zorgt dagelijks voor de zeeweringen, het oppervlaktewater, de zuivering van het afvalwater en de plattelandswegen op Sint Philipsland, Tholen, Schouwen-Duiveland, Walcheren, Noord-Beveland en Zuid-Beveland. Het Waterschap Zeeuwse Eilanden vroeg Hoffman Krul & Partners om de planning- en controlcyclus tegen het licht te houden.
Waarom zocht uw organisatie contact met Hoffman Krul & Partners? Waaraan had u behoefte?
‘Wij maakten voor het eerst kennis met HKP in 2005, toen zij een workshop verzorgden voor waterschappen. Die workshop vonden wij heel goed, want HKP gaf blijk van gedegen kennis van onze branche. Daarom hebben we HKP benaderd met de vraag of ze onze planning- en controlcyclus, zeg maar ons besturingsproces, wilden toetsen. Want de cyclus moet gedragen worden door de hele organisatie, iedereen moet het nut ervan inzien en er een bijdrage aan leveren. Bovendien is de wereld om ons heen constant in beweging en is er de laatste jaren steeds meer aandacht gekomen voor het presteren van overheden. Een goede planning- en controlcyclus helpt prestaties adequaat vast te leggen en uiteindelijk te verbeteren.’
Hoe ging HKP te werk?
‘Na een eerste onderzoek door middel van interviews met afdelingshoofden en de directie en na het lezen van de nodige documenten, presenteerde Remco Heijnen namens HKP een aantal aanbevelingen aan onze directie en management. Vervolgens organiseerde HKP per sector een workshop waar de medewerkers hun visie konden geven op het verloop van de cyclus. Het ging om vragen als: Wat zijn jullie ervaringen, wat zou er verbetered kunnen worden? En hoe kan de organisatie de visie van het bestuur omzetten in concrete prestaties?’
Welke aanbevelingen zijn daaruit gekomen?
‘Ten eerste de aanbeveling om afdelingsplannen en begrotingen gelijktijdig op te stellen. Dan is het voor iedereen duidelijker waaraan budget wordt uitgegeven en waarom. Een andere aanbeveling was om het bestuursprogramma concreter uit te werken. Ook adviseerde HKP om naast een bestuursprogramma een volwaardig directieprogramma op te stellen. Het bestuur geeft aan welke taken we dienen uit te voeren, de directie moet nadrukkelijk aangeven met welke mensen, middelen en planning. Tot slot heeft HKP een aantal aanbevelingen gedaan om rapportages te verbeteren.’
Ging het alleen om instrumenten of was er meer nodig?
‘Er moest ook een cultuurverandering komen. Medewerkers van waterschappen voeren heel veel werken uit. Maar we moeten ook regelmatig nadenken over de vraag: waar past dit eigenlijk in? Voor wie doen we het eigenlijk? Wie is onze klant? Hoe communiceren we? We moeten nog beter verklaren waar we mee bezig zijn. Die "zachte kant" mocht meer aandacht krijgen. HKP had dat goed in de gaten en heeft ook daarvoor aanbevelingen gedaan.’
Bent u tevreden met HKP’s aanpak?
‘Wij zijn zeer tevreden. Om te beginnen heeft HKP een eerlijke en professionele analyse gemaakt. De analyse was gewoon goed. En de aanbevelingen die daaruit voortkwamen waren realistisch, praktisch en haalbaar. Ze vertellen geen moeilijke theoretische verhalen, maar hanteren een heel pragmatische en praktische aanpak.’
Wat is het sterkste punt van HKP?
‘HKP levert kwaliteit, dat is het sterkste punt. Ze richten zich bewust op een beperkt aantal branches, waaronder waterschappen. Dat vind ik slim, het levert duidelijk een meerwaarde op. HKP is snel bekend met wat er speelt en kan daar snel op anticiperen. Ze zijn goed op de hoogte, kennen de algemene sterke en zwakke punten, de gevoeligheden bij waterschappen. Ze hebben door hoe de hazen lopen, waar gevoeligheden liggen. Ze komen van buiten als onafhankelijke en zetten de zaken vrij snel op een rij.’
Wat is u nog meer opgevallen?
‘HKP is direct, eerlijk en flexibel. Het is geen grote, logge organisatie. Ik krijg snel de juiste persoon te pakken die me kan zeggen wat de laatste stand van zaken is. En HKP investeert in kennis, dat bewijzen de workshops wel. Ze verdiepen zich in wat er gebeurt bij de waterschappen, ze willen weten welke onderwerpen het meest leven en proberen dat te vertalen in een goede workshop. Dat vind ik een heel leuke aanpak die je als deelnemer snel bij de kern van een probleem brengt. Doordat ze voor meerdere waterschappen actief zijn, is er ook sprake van kennisoverdracht. Zo leren wij van hun ervaringen elders. In die zin is HKP een prima intermediair tussen waterschappen. Al met al heeft HKP ons op een eerlijke en prettige manier een spiegel voorgehouden.’