Provincie Friesland, Gerrit Brink
‘Deskundige projectleiders met grip op de bedrijfsvoering’
In Friesland moeten zo’n 270 bedrijven zich houden aan de Wet Milieubeheer. De afdelingen Milieuvergunningen en Milieutoezicht van de Provincie Friesland zorgen voor de handhaving. Het Milieu Informatie Systeem (MIS) biedt daarbij ‘ongekende mogelijkheden’. HKP begeleidt de selectie en implementatie.
‘Heel typerend voor de mensen van HKP vind ik dat ze projecten kunnen leiden, dat ze grip hebben op de bedrijfsvoering van een organisatie én dat ze uitermate deskundig zijn. Volgens mij zijn dat de drie pijlers onder het succes van HKP.’ Gerrit Brink is clusterleider Milieutoezicht bij de Provincie Friesland. Hij leerde HKP kennen toen de provincie zich ging oriënteren op een nieuw milieu-informatiesysteem (MIS). ‘Alexander Stuivenwold, consultant bij HKP, was al als projectleider actief bij de provincie. Hij kende onze organisatie, hij had bewezen projecten te kunnen leiden en hij beschikt over een grote kennis van ICT. Allemaal goede redenen om hem te vragen als adviseur bij de aanschaf en implementatie van ons MIS. Alexander deed samen met ons de selectie van tien leveranciers en de uiteindelijke keuze.’
Kennis van ICT
Bij menige organisatie is juist deze selectie een valkuil, stelt Brink. ‘Bij de selectie gaat het om cruciale vragen als: Hoe zijn de pakketten precies ingericht? Welke functionaliteit zit erin? Sluiten ze aan op onze bedrijfsvoering? Doordat HKP uitstekend op de hoogte is van ICT en vaak betrokken is geweest bij de selectie van softwarepakketten, beheersen ze de systematiek om tot de juiste keuze te komen. Dankzij HKP kunnen we ons richting leveranciers stevig opstellen. Hun beweringen kan HKP staven dankzij een ruime ervaring en kennis op ICT-gebied. Samen met ons hoofd ICT lossen ze knelpunten op. Bovendien brengen ze ontwikkelingen op het gebied van automatisering in een stroomversnelling. Zo is het uiteindelijke pakket deels geselecteerd op de toekomstige digitalisering van onze papieren documenten.’
Ongekende mogelijkheden
Wat is het voordeel van het nieuwe Milieu Informatie Systeem? De Provincie Friesland werkt niet langer met een pakket dat sterk verouderd is en bovendien slecht scoorde op gebruikersvriendelijkheid. In plaats daarvan beschikt de provincie vanaf 1 januari 2008 over een MIS waarin het complete proces tussen aanvraag en verlening van een vergunning kan worden vastgelegd. Ook het toezichttraject wordt van A tot Z vastgelegd en gevolgd. ‘Ons nieuwe MIS biedt ongekende mogelijkheden,’ meent Gerrit Brink. ‘Wij moeten als provinciale overheid steeds vaker onze activiteiten nauwkeurig verantwoorden. Er gaat bijna geen maand voorbij of we moeten aangeven hoeveel vergunningen we hebben geproduceerd, en of we achter lopen op de prognose. Zo ja, dan moeten we snel kunnen ingrijpen. Datzelfde geldt voor het toezicht. Dankzij het MIS kunnen wij als leidinggevenden op elk gewenst moment de stand van zaken monitoren.’
Intermediair
Over de aanpak van HKP is Gerrit Brink zeer te spreken. ‘Ze zetten de lijnen uit, bewaken de voortgang en geven bij knelpunten oplossingsrichtingen aan. Waar ze ook goed op inspelen, is het creëren van draagvlak. Een goede externe projectleider slaagt erin mensen te motiveren en te committeren: "We hebben samen afspraken gemaakt, nu is het zaak dat iedereen zich eraan houdt." HKP is niet te beroerd om die rol op zich te nemen. In die zin hebben ze zich niet alleen als projectleider opgesteld, maar ook als een intermediair. Een winstpunt van dit project is dan ook dat we niet alleen een nieuw MIS hebben, maar ook dat we een frisse kijk hebben gekregen op de mensen die aan dit project hebben meegedaan.’
Wat is uw ervaring met de betrokken consultant?
Provincie Friesland
De provincie Friesland vormt de schakel tussen de Friese gemeenten en het Rijk. De Provincie voert simpel gezegd de taken uit die voor gemeenten te groot zijn en voor het rijk te klein. De provincie werkt veel samen met de andere overheden (rijk, gemeenten en waterschappen) en met bedrijven en maatschappelijke organisaties. Tot de taken behoren de inrichting van de ruimte, zorgen voor een veilige en schone leefomgeving, voor een goede bereikbaarheid van de steden, dorpen en het platteland. Tot slot zorgt de Provincie Friesland dat mensen er in hun vrije tijd op uit kunnen.