Gemeente Bunnik, Willeke van der Plaats
'HKP geeft daadwerkelijk advies'
Artikel 213a van de gemeentewet schrijft voor dat het college van Burgemeester en Wethouders onderzoek doet naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De Gemeente Bunnik nam HKP in de arm om de planning & controlcyclus te onderzoeken.
‘Een adviesbureau moet advies geven. Dat lijkt simpel, maar het gebeurt in de praktijk niet altijd. Van een adviesbureau verwacht ik dat het niet alleen de vinger op de zere plekken legt, maar ook vertelt hoe het anders kan. HKP doet dat tot nu toe.’ Willeke van der Plaats is concerncontroller bij Gemeente Bunnik. In 2007 vroeg zij HKP om de planning & controlcyclus te onderzoeken (de manier waarop de gemeente zijn begroting opstelt, tussentijdse rapportages uitvoert en verantwoording aflegt). De gemeente Bunnik voert sinds twee jaar doelmatigheidsonderzoeken uit en loopt daarmee voor op andere gemeenten van vergelijkbare omvang.
Krenten uit de pap
Bunnik was benieuwd naar HKP’s analyse, maar vooral naar verbeterpunten. ‘Elk onderzoeksbureau kan zeggen: je doet het niet goed. Maar dat kan ik zelf ook,’ stelt Willeke van der Plaats. ‘Ik wil drie dingen weten: wat gaat er niet goed, waarom niet, en hoe kunnen we het veranderen? Vooral over dat laatste worden vaak vage termen gebruikt, men is niet to the point. Maar ik zag al in de offerte van HKP een meerwaarde. En tijdens ons eerste gesprek hoorde ik dingen die ik wilde horen. Ik zocht naar mensen die vanuit hun ervaring allerlei ideeën en oplossingen meebrengen. Zo krijg ik de krenten uit de pap.’
Verbeterpunten
HKP constateerde na een documentenstudie en interviews met betrokkenen dat Bunnik zijn planning & controlcyclus goed inzet. Maar er zijn ook verbeterpunten. Ten eerste kan de samenhang tussen de documenten verbeterd worden. ‘Als we in de begroting een bepaalde activiteit aankondigen, zouden we daar in de tussentijdse rapportage en de jaarverantwoording één op één op terug moeten komen. Ook moeten we onze doelen concreter formuleren. Dus niet: “Alles moet mooier” maar “Het aantal verkeersongelukken moet met 10% dalen”. Een tweede verbeterpunt is onze organisatieplanning. HKP adviseert ons de urentoedeling voor de begroting in het voorjaar en de afdelingsplanningen in het najaar gelijktijdig te doen, want dat is doelmatiger. Dat willen we in 2008 proberen te realiseren.’
Betrouwbaar
Willeke van der Plaats heeft zich inmiddels een goed beeld kunnen vormen van HKP’s aanpak, zeker nu HKP ook bezig is met een tweede opdracht. Het gaat om een onderzoek naar de vraag: zijn er binnen de gemeente Bunnik voldoende waarborgen voor een doelmatige inzet van externe krachten? Al met al is het oordeel van Willeke van der Plaats over HKP positief: ‘Ik vind HKP ten eerste betrouwbaar: afspraak is afspraak en ze doen wat ze beloven. Verder is het een organisatie die meebeweegt. Ze zeggen niet: “Ik ben adviseur en daar heb je het mee te doen.” Nee, ze tasten af met welke organisatie ze te maken hebben en staan open voor andere ideeën. Wat niet wil zeggen dat ze afstappen van hun eigen ideeën. Gelukkig maar, want ik huur iemand niet in om mijn eigen mening te verkondigen. Ik heb meegemaakt dat bureaus absoluut niet meebewegen, en ik heb meegemaakt dat ik kon voorspellen wat er in het rapport komt. HKP heeft daar een goede balans in.
Eén aanspreekpunt
En tot slot is Willeke van der Plaats te spreken over het HKP-principe ‘what you see is what you get’, zoals zij het noemt: ‘HKP zorgde vanaf het eerste gesprek voor één aanspreekpunt. Je ziet heel vaak dat er twee adviseurs aan tafel zitten, en dat vervolgens een derde het daadwerkelijke onderzoek doet. Vind ik jammer. Juist bij dit soort onderzoeken is de persoonlijke match heel belangrijk. HKP snapt dat, en dat vind ik echt een pluspunt.’
De gemeente Bunnik
De gemeente Bunnik, gelegen ten zuidoosten van Utrecht, bestaat uit drie dorpen: Bunnik, Odijk en Werkhoven. Het aantal inwoners is ruim 14.000 (Bunnik 6700, Odijk 5200 en Werkhoven 2300).