Provincie Zuid-Holland, Roel Klopstra
'Dit zijn procesbeschrijvingen waar we echt wat aan hebben'
Roel Klopstra huurde, als interim manager bij de provincie Zuid-Holland, Hoffman Krul & Partners in om verschillende bedrijfsprocessen goed te beschrijven. Hij kijkt er met tevredenheid op terug. “Mijn opvolger vond dat de processen voortreffelijk beschreven waren. Dat is toch fijn om te horen.”
“Bij de provincie Zuid-Holland werkte ik van juli 2007 tot april 2008 als interim manager bij de Afdeling Groen van de Directie Groen Water & Milieu. Mijn opdracht was het versterken van de uitvoering van het provinciaal Meerjaren Programma Landelijk Gebied. Zuid-Holland staat namelijk voor een grote opgave om landbouwgronden aan hun bestemming te onttrekken en in te richten als natuur- en als recreatiegebied. Dat is een gigantische operatie, waarmee honderden miljoenen euro’s zijn gemoeid. Ik heb voorgesteld hiervoor een programmabureau op te richten.”
Goede zet
Klopstra voerde eerst een quickscan uit. “Op basis daarvan stelde ik een actieplan op, met als een van de onderdelen het helder maken van de rollen, taken en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen. Hiervoor heb ik Hoffman Krul & Partners ingehuurd. Ten eerste omdat ik wist dat zij bij provincies veel ervaring hebben met het maken van procesbeschrijvingen voor het landelijk gebied. En ten tweede omdat ik enkele mensen kende die daar werken. Dat zijn stuk voor stuk consultants in wie ik veel vertrouwen heb. Maar misschien nog wel belangrijker voor mij was de methode die Hoffman Krul & Partners hanteert. Ze léren de medewerkers een proces zelf te ontwerpen. Bij ons hebben ze workshops gehouden waarbij de betrokkenen zelf de processen gingen vormgeven, uiteraard met ondersteuning van Hoffman Krul & Partners. Dat was een heel goede zet, want het stimuleerde tegelijkertijd de onderlinge samenwerking. Men weet elkaar nu beter te vinden, zowel in de eigen organisatie als extern. De medewerkers vonden het ook erg leuk om te doen. En vanzelfsprekend sluiten de procesbeschrijvingen nauw aan op de dagelijkse praktijk. Ze hebben er echt wat aan. De opdracht is dan ook naar volle tevredenheid uitgevoerd.”
Enthousiasmeren
Hoffman Krul & Partners is volgens Klopstra vooral goed op het snijvlak van automatisering, procesmanagement en procesbeschrijving. “Juist omdat het geen technocraten zijn. Ze bekijken de situatie procesmatig. Daarin kunnen ze andere mensen meenemen, enthousiasmeren. Tegelijkertijd weten ze hun plaats en zijn ze niet snel uit het veld geslagen. Ze voeren de opdracht uit zoals afgesproken. Nu, bij mijn huidige opdrachtgever, heb ik Hoffman Krul & Partners opnieuw ingehuurd, voor een vergelijkbare klus. Mede op basis van mijn goede ervaringen in Zuid-Holland.”