Waterschap Reest en Wieden, Nancy Kuper
'We kijken met een goed gevoel op de pakketselectie terug'
Waterschap Reest en Wieden uit Meppel schakelde de hulp van Hoffman Krul & Partners (HKP) in bij de aanbesteding van een nieuw financieel pakket. “Als afdeling wisten we wel wat we wilden, maar we vonden het lastig om dit te vertalen in concrete eisen”, verklaart Nancy Kuper, hoofd afdeling Financiën.
Het vorige financiële pakket waar het waterschap mee werkte, was niet erg flexibel. Bepaalde wensen waren niet te realiseren. Bovendien zou het op termijn uitgefaseerd worden. Kuper: “We wilden daarom een nieuw pakket, niet alleen voor de financiële administratie, maar ook voor de kantoorautomatisering, zoals de urenregistratie. Voor de aanschaf van het nieuwe pakket was een Europese aanbesteding nodig. Dat is een complex proces, waarvoor wijzelf onvoldoende expertise in huis hadden. Hoffman Krul & Partners kenden we al van andere opdrachten. We wisten dat ze ervaring hadden op dit gebied bij andere waterschappen, dat ze pasten bij onze cultuur en dat ze op de hoogte waren van de ontwikkelingen rond het Waterschapshuis.”
Realistisch
Met de hulp van HKP heeft Waterschap Reest en Wieden inmiddels een keuze gemaakt. Kuper: “We zijn blij dat HKP ons begeleid heeft, want het was best lastig. We zijn erg te spreken over hun aanpak en kijken er met een goed gevoel op terug. HKP heeft een realistische fasering opgesteld en via workshops veel medewerkers van verschillende disciplines bij het proces betrokken. De eerste aanbesteding is mislukt, omdat we te veel eisen aan het pakket stelden. Achteraf zou je kunnen zeggen dat HKP ons daarop had moeten wijzen en dat we meer wilden dan achteraf mogelijk bleek.
Voor de tweede aanbestedingsronde hebben we samen met HKP enkele eisen omgezet in wensen. Vier partijen hebben ons een aanbieding gedaan, waarvan uiteindelijk één overbleef. Voor de uiteindelijke keuze bestaat veel draagvlak in onze organisatie. We zien de implementatie met vertrouwen tegemoet.”