Woningcorporatie Welkom, Alle Broersma
'We hebben de goede keuze gemaakt'
“Als corporatie ben je volledig afhankelijk van je digitale informatievoorziening”, stelt Alle Broersma nuchter vast. Hij is teamleider ICT en Facilitair bij Welkom in Bolsward. “Alexander Stuivenwold van Hoffman Krul en Partners heeft ons uitstekend begeleid in een proces om de ICT bedrijfszekerder te maken.”
“Welkom is een typische plattelandscorporatie”, vertelt Broersma. “We beschikken over circa 10.000 woningen in maar liefst 78 kernen in het midden en zuiden van Fryslân. Van Bakkeveen, bij de Drentse grens, tot aan de Waddenzee. Welkom is in 2004 ontstaan na een fusie. Met zo’n breed werkgebied is het niet vreemd dat onze organisatie verdeeld is over meerdere locaties. Dat stelt hoge eisen aan de informatievoorziening, want dat is voor ons het primaire systeem, cruciaal voor de bedrijfsvoering. Daarom hadden we de applicaties voor het primaire proces en de kantoorautomatisering ‘in house’ gehost.”
Kwetsbaar
In de jaren na de fusie merkte Welkom echter dat de bestaande ICT-oplossing kwetsbaar was. “In het voorjaar van 2007 hebben we Hoffman Krul & Partners uitgenodigd om met ons mee te denken over nieuwe uitgangspunten voor de ICT-infrastructuur. Achteraf bleek dit het begin te zijn van een drietrapsraket. Eerst zijn er sessies geweest met ons middenkader en MT. Daar kwam behoorlijk wat informatie uit. Zo hebben we onder andere vastgesteld dat we meer flexibel willen zijn. De ICT mag geen belemmering meer vormen bij eventuele nieuwe organisatorische veranderingen. Ook was er een duidelijke voorkeur voor centrale dataopslag. De sessies hebben uiteindelijk geleid tot een compleet beleidsplan ICT, dat was de tweede trap van de raket. In het beleidsplan werden drie toekomstscenario’s voor de ICT genoemd. Het was voor ons niet meer dan logisch om Hoffman Krul en Partners te vragen ook in kaart te brengen wat de impact van deze drie scenario’s is op onze processen, onze medewerkers en onze hardware.”
Helder verhaal
“Wat me aanspreekt in Hoffman Krul en Partners is dat ze gewoon doen wat ze beloven. We kregen een overzichtelijke offerte voor de impactanalyse, met een helder verhaal. Dít is de probleemstelling, zó gaan we het doen en dít kun je verwachten. Dat gaf ons het vertrouwen dat ze de klus goed zouden klaren. En dat bleek ook zo te zijn. Alexander Stuivenwold heeft duidelijk in kaart gebracht wat de voor- en nadelen van de drie scenario’s waren. Daarna hebben we samen een voorkeursscenario bepaald: de ICT volledig uitbesteden. Vervolgens heeft Alexander de kosten hiervan op een rij gezet. Hij heeft ons begeleid tot en met het afsluiten van het contract met de leverancier. Daarin is een Service Level Agreement opgenomen dat ons de garantie geeft dat we altijd binnen de afgesproken tijd weer in de lucht zijn. Dat is perfect!”
Resultaatgericht
Hoffman Krul & Partners gaf Welkom veel ruimte om zelf een wezenlijke bijdrage te leveren aan de impactanalyse. Broersma: ”De impactanalyse is in teamverband tot stand gekomen en voor ons gevoel is het dan ook óns verhaal. Hoffman Krul en Partners leverde de expertise, het overzicht en de ervaring. Ze zijn pragmatisch en down to earth, en dat past goed bij ons. Collega-corporaties hebben het traject gevolgd en kijken met belangstelling naar wat we hebben bereikt. Dat sterkt mij in de overtuiging dat we een goede keuze hebben gemaakt!”