Woonbedrijf Ieder1, Walter Masman
Soepele facturatie bij Woonbedrijf Ieder1
Woonbedrijf Ieder1 koopt jaarlijks heel veel producten en diensten in. Heel belangrijk dus dat de bijbehorende facturen goed worden afgehandeld. HKP hielp daarbij. 'Samen met HKP hebben we gezorgd voor een soepele facturatie,' zegt Walter Masman.
Toen Walter Masman in 2009 manager financiën en administratie werd, zag hij heel wat ruimte voor verbetering in de manier waarop Ieder1 de facturatie van de inkoop had geregeld. 'Er was regelmatig onduidelijkheid over wie een factuur moest behandelen, waar de factuur over ging, of uit welk budget een factuur moest worden betaald,' zegt Masman. 'Die onduidelijkheid zorgde voor hoge doorlooptijden en leidde tot vragen van leveranciers over de betaalstatus. '
Gedragsverandering
Ieder1 vroeg HKP om de facturatie te stroomlijnen. Consultant Bart van der Stege gaf leiding aan het project dat als doel had de opdrachtverstrekking te verbeteren en de factuurafhandeling te digitaliseren. 'Eerst bepaalde Bart samen met interne medewerkers hoe het afhandelproces van inkoopfacturen zou moeten lopen. Vervolgens zocht hij de passende ICT-ondersteuning. Tot slot werden eindgebruikers opgeleid en is het nieuwe digitale proces ingevoerd.' Klinkt eenvoudig? Schijn bedriegt. 'Het ging ook om gedragsverandering van onze mensen,' zegt Walter Masman. 'Bart wist hen goed duidelijk te maken waarom het facturatieproces werd gewijzigd en dat zowel de organisatie als zijzelf er de vruchten van zouden kunnen plukken. '
Heel flexibel
'Bovendien moesten ze tijd vrijmaken voor een succesvolle implementatie. Daar zat de spanning: hoeveel tijd heeft het project nodig om de mijlpalen te halen? Gelukkig ging Bart flexibel om met die spanning. Zo was hij niet te beroerd om zelf de handen uit de mouwen te steken, taken van mensen in zijn projectteam over te nemen die daar door hun operationele taken en verantwoordelijkheden niet aan toe kwamen. Op die manier zorgde Bart ervoor dat het project het gewenste tempo behield. Hij stelde zich niet rigide op. Bart is een energieke persoonlijkheid met de juiste drive om van zijn projecten een succes te maken. Hij weet heel goed vanuit de theorie hoe hij een project moet aanpakken en wat de praktische randvoorwaarden zijn om het doel te bereiken.'
Groot aandeel
Het resultaat van de samenwerking tussen Ieder1 en HKP is volgens Walter Masman dat er minder lange doorlooptijden zijn en minder facturen die over de uiterste betaaltermijn schieten. Facturen raken niet meer kwijt en de papieren werkstroom is opgeheven. Er is meer informatie over de behandelstatus van een inkoopfactuur, dus zijn er meer sturingsmogelijkheden. En tot slot kunnen budgethouders plaats- en tijdonafhankelijk facturen goedkeuren. 'Bart heeft daarin een groot aandeel gehad,' zegt Walter Masman.