Reparatie- en mutatieonderhoud veel efficiënter én goedkoper

Veel woningcorporaties kijken kritischer dan ooit naar hun interne bedrijfsvoering. Waar kan het efficiënter? Waar kan het goedkoper zonder dat het ten koste gaat van kwaliteit en klanttevredenheid? Fraai voorbeeld: Hoffman Krul & Partners (HKP) ondersteunde een middelgrote woningcorporatie bij een nieuwe organisatie van haar reparatie- en mutatieonderhoud.

Het betreft een middelgrote woningcorporatie die ruim dertienduizend woningen beheert en onderhoudt. Begin 2011 besloot de organisatie de uitvoering van reparatie- en mutatieonderhoud over een andere boeg te gooien. Tot dat moment schakelde zij meer dan honderd(!) verschillende aannemers, loodgieters en elektriciens in. Dat grote aantal was mede het gevolg van een fusie in 2007.

Transparantie

De woningcorporatie vroeg HKP om haar te begeleiden bij het selecteren van een veel kleiner aantal aannemers. Het resultaat: alle klussen worden voortaan uitgevoerd door slechts vier aannemers, die allemaal in de regio gevestigd zijn. En de bijbehorende interne werkprocessen zijn gestroomlijnd. 'Doordat we onafhankelijk zijn, was het voor ons makkelijker om bestaande en soms langdurige samenwerkingsverbanden professioneel en rationeel te beoordelen,' zegt HKP-consultant Rob Vervoort, die leiding gaf aan het traject. 'Het afscheid nemen van bestaande relaties kan best lastig zijn. Wij zorgen voor eerlijke en tijdige informatievoorziening aan alle betrokken partijen. Het resultaat is een zakelijker verhouding met aannemers. Dat komt de transparantie ten goede'.

Winst

De nieuwe werkwijze levert op allerlei fronten winst op, zegt Vervoort. 'Om te beginnen zijn de administratieve voordelen enorm. Het aantal facturen dat de woningcorporatie in 2010 ontving was negenduizend; naar verwachting zijn het er in 2011 slechts tweehonderd. Ook leggen we coördinatie daar waar dat het slimst is; bij de aannemer. Die is beter in staat om te onderhandelen op prijs en hij is verantwoordelijk voor de planning met (specialistische) onderaannemers. Dit bespaart de woningcorporatie een zee van tijd. Daarnaast kan elke medewerker precies zien welke aannemer voor welke opdracht verantwoordelijk is; erg handig als een klant belt met een vraag. Door een groter schaalvoordeel heeft de woningcorporatie ook goede afspraken kunnen maken met de aannemers over tarieven en garanties.' En niet alleen de woningcorporatie profiteert van de nieuwe aanpak, ook de klant is er blij mee, zegt Vervoort: 'Hij wordt sneller en beter geholpen en kan veel meer informatie krijgen over de status van een reparatie.'

Van droom naar daad

Volgens HKP bestaat bij woningcorporaties vaak de wens om werkprocessen, zoals de samenwerking met aannemers, efficiënter aan te pakken. 'Maar,' zegt Vervoort, 'heel vaak ontbreekt het aan tijd en mankracht om van de droom een daad te maken. HKP zorgt ervoor dat de veranderingen daadwerkelijk tot stand komen. We geven woningcorporaties al dertien jaar adviezen, kennen hun bedrijfsprocessen en volgen brancheontwikkelingen. Bovendien weten we op welke gebieden de schoen wringt, we weten waar het beter en goedkoper kan en hoe veranderingen het beste aan te pakken. Een belangrijke voorwaarde is dat de directie van de corporatie de veranderingen ondersteunt. Is dat het geval, dan zijn wij er als HKP van overtuigd dat er bij elke woningcorporatie forse verbeteringen mogelijk zijn die leiden tot zowel kostenbesparing als een meer klantgerichte en efficiëntere manier van werken.'

 

Wat is uw mening over de betrokken consultant?