Hoe kun je meer halen uit de samenwerking met je leveranciers?

Uit ervaring weten wij bij Hoffman Krul & Partners dat het aanschaffen en inkopen van systemen, IT beheer, planmatig onderhoud en nieuwbouw niet altijd het gewenste resultaat of een prettige samenwerking opleveren. Belangrijke oorzaken? Onduidelijkheid over wat er wordt uitgevraagd, leveranciers die niet leveren wat ze hebben aangeboden, planningen die niet gehaald worden, onvoorzien meerwerk en een slechte nazorg. Met prestatie-inkoop kan je daar echt verandering in brengen! In deze methode staan niet de eisen en wensen centraal, maar juist de resultaten die met de inkoop bereikt moeten worden. Bovendien geeft prestatie-inkoop, ook bekend onder Best Value Procurement, een betere invulling aan het toekomstige partnerschap met de leverancier.

Bij prestatie-inkoop worden de beoogde resultaten en doelstellingen vastgelegd in een uitvraagdocument. Op basis van dit document doen de leveranciers een aanbieding met daarin een concrete beschrijving in meetbare prestaties hoe de resultaten en doelstellingen worden behaald. Daarnaast staan in dit document welke risico’s worden voorzien en welke maatregelen daarvoor getroffen worden. Na een mondelinge toelichting wordt de leverancier ‘met de beste papieren’ uitgenodigd om zijn aanbieding verder uit te werken en om te zetten in een contract. Daarin wordt de basis gelegd voor het toekomstige partnerschap.

Vanuit Hoffman Krul & Partners hebben wij via deze werkwijze de afgelopen jaren diverse woningcorporaties geholpen met het inkopen. Voorbeelden daarvan zijn:

• Het inkopen van dagelijks onderhoud: besparingen tot 3 miljoen euro per jaar en hogere klanttevredenheid waren het resultaat.
• Het aanschaffen en implementeren van (ERP)systemen en het uitbesteden van de IT-dienstverlening met tevreden eindgebruikers.
• Het aanschaffen van bedrijfswagens: eigenlijk de garantie dat de vakmannen blijven rijden.
• Het aanbesteden van een schoonmaakdienst.

In alle gevallen heeft dit geleid tot een tevreden opdrachtgever, maar ook niet onbelangrijk: een mooi partnerschap met de betrokken leveranciers.

Wil je meer weten over Prestatie-Inkoop en onze ervaringen daarmee? Op de pagina over prestatie-inkoop lees je er meer over. Neem ook eens een kijkje op onze pagina over pakketselectie en -implementatie. Daarnaast delen we maar al te graag onze ervaringen, dus neem gerust contact op!