Woonstichting Groninger Huis is een woningcorporatie met ongeveer 4.500 verhuureenheden, waarvan een groot deel gelegen in het aardbevingsgebied van Noord-Groningen. In samenwerking met Hoffman Krul & Partners is een traject afgerond, waarbij het tientallen jaren oude ERP-systeem vervangen is door een modern systeem, klaar voor de toekomst.
De uitdaging
“Dat we in een aardbevingsgebied actief zijn, zorgt dat we voor andere opgaven staan dan menig corporatie”, vertelt Carolien Doornbos, Manager Bedrijfsvoering bij Groninger Huis. Naast regulier beheer moet er ook veel gesloopt en nieuwgebouwd worden. Het ERP-systeem kon hier niet goed mee omgaan en was daarbij foutgevoelig. Daarom wilde de corporatie een ERP- systeem dat meegaat met de tijd en dat geschikt is voor dit soort situaties. Groninger Huis schakelde HKP in om te helpen bij de selectie en implementatie van het nieuwe ERP-systeem.
Het proces
Het project om een nieuw ERP-systeem te implementeren startte eind 2021. Carolien: “Eerder hebben we zelf ICT- implementaties gedaan, maar dat ging niet altijd zoals gewenst. De keuze en implementatie van ons grootste systeem wilden we daarom graag samen met experts doen. Zodoende kwamen we bij HKP uit.”. Oorspronkelijk werd HKP alleen voor de selectiefase gevraagd, maar al snel werd duidelijk dat die rol uitgebreid zou worden met hulp bij implementatie van het gekozen systeem.
Naast de speciale situatie waarin de Groningse corporatie verkeert, waren er ook andere zaken die ten grondslag lagen aan het starten van dit project. Het systeem was al tientallen jaren oud en niet meer van deze tijd. “Dat merkten we met name bij het goed vastleggen van zaken, zoals de projectorganisatie. Maar ook het kunnen zien in welke stap van een proces de klant zich bevindt, zodat we ze beter kunnen bedienen. Dat draagt dan weer bij aan de klanttevredenheid”, merkt Carolien op.
Het projectteam werd samengesteld uit de interne organisatie. Vanuit elke afdeling schoof één persoon aan, tezamen een team van 9 personen. Carolien was als opdrachtgever en projectleider hier nauw bij betrokken: “Elke week kwam het team bij elkaar. ledereen had dit project als belangrijkste taak gekregen en werd vrijgemaakt qua uren. Er was een draaiboek opgesteld en aan de hand van Jasper Tijsma van HKP kwam het team volledig tot bloei.” Een mooie bijkomstigheid was dat de teamleden meer van elkaar en elkaars werkzaamheden leerden, dit kwam de interne samenwerking ten goede.
Het selectietraject
Op basis van de beproefde methodiek van prestatie-inkoop werd het selectietraject gestart. Er werden drie leveranciers van ERP-systemen uitgenodigd. Een standaardpresentatie van de systemen was uit den boze, er werd gevraagd om een verhaal waarbij de situatie en wensen van Groninger Huis uitgangspunt moest zijn. Naast het systeem zelf en de bijbehorende eisen en wensen, was ook de klik belangrijk. Een goed gevoel bij het systeem, de leverancier en de mensen die er werken. Na de eerste ronde viel er één partij af, waarna er een keuze werd gemaakt tussen de overgebleven twee leveranciers. Uiteindelijk is er gekozen voor de oplossing van Cegeka.
“Jasper speelde een cruciale rol in het project. Hij was de linking pin tussen alle partijen”
Carolien Doornbos, Groninger Huis
De samenwerking met HKP
Over de samenwerking met Hoffman Krul & Partners vertelt Carolien het volgende: “Tijdens het proces was de rol van Jasper cruciaal. Hij was de linking pin tussen alle partijen en hielp bij het organiseren van bijeenkomsten met de werkgroep, projectgroep en leveranciers. Naast het sturen op de harde kant van het project, was hij ook gericht op de menselijke aspecten. Samenwerken aan een project kan intensief zijn, er kunnen spanningen ontstaan tussen teamleden en obstakels moeten weggenomen worden. Jasper slaagde er in om spanning te verminderen en problemen te de-escaleren. Hij moedigde open communicatie en discussie aan en zorgde er zo voor dat alle betrokken op dezelfde lijn zaten”.
Het managen van verwachtingen is bij corporaties ook erg belangrijk. Volgens Carolien was Jasper daar zeer goed in: “Je kunt wel alle rooskleurig gaan voorstellen, maar als dat niet de werkelijkheid is, komt men later van een koude kermis thuis.”. Jasper begeleidde alle betrokken partijen en heeft bezwaren weggenomen tijdens het project.
Na de selectie van een leverancier, heeft HKP ook de implementatie begeleid. Voor Groninger Huis een groot voordeel dat Jasper ook hierbij kon aanhaken. Carolien heeft ook de financiële kant in haar takenpakket en was daarom blij dat de implementatie op tijd én volgens budget is afgerond: “Ik wilde alles draaiende hebben per 1 januari 2023. Je hebt dan een kalenderjaar afgebakend en anders wordt het complex met bijvoorbeeld het opstellen van de jaarrekening. Een project volgens afspraak afgerond, qua planning en budget, dat mag je toch wel een prestatie noemen!”.
De toekomst
Nu het nieuwe ERP-systeem is geïmplementeerd, heeft Groninger Huis een moderne en geïntegreerde oplossing die in staat is om de specifieke uitdagingen van de organisatie aan te pakken. Het is nu mogelijk om alle dagelijkse werkzaamheden beter te ondersteunen en alle klantinformatie centraal vast te leggen. Het project heeft ook geleid tot een betere samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen de organisatie.
Het project lijkt afgerond, maar dat is nog allerminst het geval. “We moeten er nu mee gaan werken. Er staan nog wat punten open, en uit ervaring weet ik dat je altijd nog tegen bepaalde zaken aanloopt als het systeem eenmaal in gebruik is. Het projectteam komt nu op een minder frequente basis samen en blijft dus nog even intact. Vanuit Cegeka is er werkplekbegeleiding beschikbaar om ons te ondersteunen. Na de succesvolle begeleiding vanuit HKP, gaan we nu met veel vertrouwen de toekomst tegemoet”.
