Lefier

Lefier is een woningcorporatie in Noord-Nederland, die betaalbare woningen voor mensen met lage inkomens aanbiedt. In het hele werkgebied, de provincies Drenthe en Groningen, heeft Lefier 350 medewerkers en 30.000 verhuureenheden.

De uitdaging

In 2016 leefde bij Lefier de wens om het onderhoudsproces te optimaliseren. Specifiek wilde de corporatie het volledige Dagelijks en Mutatie onderhoudsproces uniformeren en optimaliseren. Daarbij moest er aandacht zijn voor verlaging van onderhoudskosten en bedrijfslasten, terwijl klant- en medewerkerstevredenheid moesten toenemen.

De aanpak van Hoffman Krul & Partners

Hoffman Krul & Partners (HKP) werd benaderd om dit project te begeleiden, als adviseur, projectleider en kartrekker. Omdat de precieze invulling van het verandertraject nog niet duidelijk was, werd de opdracht breed geformuleerd.

“De uitgangspunten waren: uniformeren van het interne proces, een blije klant, een blije medewerker en een gezonde begroting, waarbij zowel de onderhoudskosten als bedrijfslasten zouden worden verlaagd,” vertelt manager gebiedsteam Henk Lambeck. “Daarbij moest de kwaliteit niet af- maar toenemen.”

Allereerst doorliepen HKP en Lefier samen het hele onderhoudsproces. “We bekeken elke stap: medewerkers, bevoorrading, faciliteiten, kennisdeling en de organisatie van het proces.”

Vervolgens is een ideaal onderhoudsproces bedacht, dat bestond uit een aantal digitale stappen:

• online reparatieverzoeken door de huurder
• geautomatiseerde planning van de vaklui
• opdrachtbonnen voor de vakman via een iPad
• geautomatiseerde routeoptimalisatie

“Het plansysteem is geoptimaliseerd, waardoor we nog sneller en efficiënter planningen kunnen maken,” vat Lambeck samen. “Onze mensen hoeven daar niet meer aan te komen, omdat de computer betere planningen maakt.”

Ook is het aantal aannemers, stukadoors en schilders teruggebracht, van meer dan driehonderd leveranciers naar vijf ‘regiepartners’. Bovendien is er nog maar één leverancier voor materialen en artikelen die nodig zijn in het dagelijks onderhoud-proces, de zogenaamde Logistiek Partner. Er zijn nog maar twee leveranciers van keukens.

“Dit maakt factureren en kostenstromen stukken eenvoudiger,” licht Lambeck toe. “Met veel minder partijen kunnen we ook betere afspraken maken als het gaat om klantbenadering, kwaliteit of de opdrachtverstrekking.”

De resultaten

In 2017 zijn Lefier en HKP samen begonnen met uitvoer van het programma, dat in 2019 is afgerond. Lambeck is erg tevreden over de resultaten.

“De onderhoudskosten zijn structureel fors omlaag gegaan,” vertelt de manager. “Dertig procent van de reparatieverzoeken komt online binnen, en dat percentage blijft groeien. Huurders kunnen 24 uur per dag en zeven dagen in de week een reparatieverzoek melden en dat meteen op datum en dagdeel inplannen. Dit kan allemaal comfortabel vanaf de bank.”

Als gevolg van het geautomatiseerd inplannen en werken met vaste taakprijzen en vaste aannemers hebben de werkvoorbereiders een nieuwe rol. Veel meer dan vroeger nemen ze de regie en sturen ze actief op het proces, de kosten en het resultaat. Het belangrijkste is nog wel: klanten en medewerkers zijn tevredener.

De toekomst? “Nu moeten we het zelf doen,” zegt Lambeck, “maar HKP heeft ons goed begeleid naar dit punt.”