Plavei
Woningcorporatie Plavei verhuurt ruim 4000 wooneenheden, voornamelijk in de gemeente Montferland. De visie van Plavei is het bieden van betaalbaar en plezierig wonen in een duurzame, kansrijke en leefbare omgeving, nu en in de toekomst. Bij de corporatie werken 45 mensen.
De uitdaging
Plavei had andere verwachtingen van haar ICT-partner. “We constateerden dat deze partij niet meer kon bieden wat wij verwachtten,” vertelt Rudie Eskes, projectcoördinator I&A bij Plavei. “Storingen werden altijd netjes opgelost, maar we zochten een partij die meer met ons meedacht. Als we vaak dezelfde melding hebben, willen we dat onze leverancier nadenkt hoe dit probleem voortaan kan worden voorkomen.”
Bovendien wilde Plavei ook graag worden meegenomen in de ontwikkelingen die tegenwoordig spelen op ICT-gebied. “We wilden voorkomen dat we bleven doen wat we altijd al deden,” vertelt Eskes. “Dus zeiden we het contract op en gingen we op zoek naar een partij die zou helpen onze ambities waar te maken.”
De aanpak van Hoffman Krul & Partners
Om de beste partij te vinden schreef Plavei niet direct een aanbesteding uit. Eskes: “Eerst deden we nog een korte aanbesteding om de juiste consultant ter ondersteuning van de IT-aanbesteding te vinden.”
Gedurende de aanbesteding bleek al snel dat de aanpak van Hoffman Krul & Partners (HKP) het beste aansloot bij de vraag van Plavei. Daarnaast bleek ook dat de persoon van consultant Jasper Tijsma goed aansloot bij ‘de mens van Plavei’. Zo wist Jasper goed in te schatten wat gevraagd wordt van een consultant in een zelforganiserende organisatie.
Bij het zoeken naar de beste ICT-partner heeft HKP Plavei een vorm van prestatie-inkoop, ook wel Best Value genoemd, geadviseerd. Hierbij wordt niet een programma van eisen geformuleerd, maar ligt de nadruk op hetgeen moet worden bereikt met een product of dienst.
“Vervolgens ga je met die doelstellingen op zoek naar de leverancier – de expert – die daar het beste invulling aan kan geven,” licht Eskes toe. “Dat past goed bij een kleinere organisatie die zich niet in IT kan en wil specialiseren.”
Daarnaast creëert deze manier van aanbesteden dat gesprekken gaan over doelstellingen en niet over middelen. “We wisten al wat we niet wilden. Onder leiding van HKP hebben we in een aantal interne sessies besproken wat we wél wilden en wat we daarmee wilden bereiken.”
Toen deze doelstellingen duidelijk waren, werden offertes opgevraagd. HKP hielp met het selecteren van de juiste partij. “Dat deed consultant Jasper Tijsma door steeds de juiste vragen te stellen.”
Uiteindelijk werd gekozen voor NEH. Bij deze ICT-leverancier kreeg Plavei het gevoel het meest ‘ontzorgd’ te worden. “NEH begreep goed hoe de aanbestedingsmethodiek werkt,” zegt Eskes, “en wist van alle leveranciers het beste de juiste middelen tegenover de juiste prestaties te zetten. Daarnaast was NEH vernieuwend en heeft het bedrijf een duidelijke visie op de toekomst van de woningcorporatie.”
De resultaten
Plavei is eerst met de telefonie live gegaan. Stonden er tot voor kort nog vaste toestellen op de bureaus, nu hebben alle medewerkers een iPhone tot hun beschikking.
HKP was ook nauw betrokken bij de implementatie van de nieuwe ICT-infrastructuur. Consultant Jasper bracht kennis mee van eerdere migraties. Indien nodig wist Jasper goed in te schatten waar ‘gestuurd moest worden’ tijdens de implementatie. Daarnaast kon hij de visie van Plavei gemakkelijk vertalen naar praktische handelingen, en was hij niet te beroerd om hier uitvoering aan te geven. Van denken naar doen.
De projectcoördinator I&A is dolenthousiast over het resultaat. “We werken nu volledig tijd- en plaatsonafhankelijk,” vertelt Eskes. “Daarnaast is de servicedesk van NEH het eerste aanspreekpunt voor alle medewerkers van Plavei. Dit vergroot onze digitale zelfredzaamheid en vergroot de continuïteit.”
De conclusie van Rudie Eskes: “De medewerkers zijn veel blijer en als organisatie werken we veel efficiënter en effectiever. Het is een grote stap vooruit!”
De komende tijd wil Plavei alle technische middelen optimaal gaan inzetten. Dit betekent trainingen en kennissessies voor alle medewerkers over de aanwezige programmatuur om deze zo optimaal mogelijk te gebruiken.
