Een succesvolle transformatie van je zorgorganisatie: hierop moet je letten
Het is een spannende tijd voor de zorg. Mede door de coronacrisis worden veel veranderingen in gang gezet. Het gevaar bestaat echter dat dit vooral ad-hoc gebeurt. Maar om de zorg future proof te maken is een cultuur van verandering nodig… Hoe? Wij delen onze best practices.
Zorgverlenend Nederland bevindt zich al langere tijd in zwaar weer. Dit komt door een combinatie van vergrijzing, oplopende kosten en daling van het aantal zorgprofessionals. De coronacrisis heeft deze situatie nog verder op scherp gezet. Wanneer de Nederlandse zorg ook in de toekomst zijn internationale niveau zal willen behouden, zijn veranderingen onontbeerlijk. Helaas zit de waan van de dag een succesvolle transformatie van de zorg nog in de weg.
Hoe zien veranderingen in de zorg er vaak uit?
Managers in de zorg richten zich naar onze mening te weinig op de langetermijnstrategie. Ze focussen zich voornamelijk op de direct zichtbare dienstverlening aan patiënten, de bekende ‘handjes aan het bed’. Procedures en protocollen dienen zo snel mogelijk te worden vastgesteld, waarna de dienstverlening kan worden gestart.
Onder invloed van de uitbraak van COVID-19 zien we hoe beeldzorg ad-hoc wordt ingezet om patiëntcontact mogelijk te maken. Over de levensvatbaarheid van oplossingen in de toekomst wordt echter te weinig nagedacht. Nu zorgverleners zich in een strijd op leven en dood met het coronavirus bevinden, is dat uiteraard begrijpelijk, maar zonde is het wel.
Zoals wij het zien, vergen langetermijnveranderingen een andere houding van beslissers dan die ze gewend zijn in de reguliere dienstverlening. Het is het lef om nieuwe wegen te verkennen, op sommige momenten afstand te nemen en te evalueren, en door te zetten daar waar het even lastig wordt. De skills die benodigd zijn voor een verandertraject zijn niet altijd voldoende aanwezig. Denk bijvoorbeeld aan: het besturen van projecten, het uitvoeren van analyses, het genereren van oplossingen en de implementatie daarvan.
Veranderen vraagt ook bij medewerkers om een andere ‘mindset’. Daarbij spelen doorzettingsvermogen en creativiteit een belangrijke rol. In de praktijk zien we dat medewerkers veelal enthousiast willen meedoen aan veranderingen. Voorwaarden zijn wel dat ze daartoe in staat worden gesteld door hun managers én dat ze een goed beeld hebben van waaraan ze bijdragen.
Een struikelblok is verder dat medewerkers in hun reguliere werk niet of onvoldoende aandacht hebben besteed aan het ontwikkelen van verander-skills. Ook hier is vaak nog werk aan de winkel.
5 aandachtspunten voor een verandercultuur
Vanuit onze praktijkervaring hebben we een aantal best practices op het gebied van change management ontwikkeld. Wanneer je een betere verandercultuur wilt scheppen, moet je zeker met de volgende punten rekening houden:
- Veranderen is inspirerend, maar kan veel vergen van medewerkers. Een basale vereiste is dat ze weten waarom de verandering nodig is en wat hun rol daarin is. Voorzie ze ook van de juiste tools.
- Algemene procesafspraken zijn key, zodat je structuur creëert in de veranderingen die je wilt doorvoeren. Deze spelregels geven zowel het management als de mensen op de werkvloer houvast. Maar pas op: die spelregels moeten ook weer niet zo gedetailleerd zijn dat nieuwe ideeën worden verstikt.
- Ga de dialoog aan met de mensen op de werkvloer, zodat het ook hún verandering wordt. We merken dat als je de tijd neemt voor zorgmedewerkers, zij goed in staat zijn om zelf vast te stellen wat er moet veranderen in hun omgeving om efficiënter en doelmatiger aan het werk te gaan. Zo hebben we onlangs op basis van een analyse met een team uit de backoffice vastgesteld wat de belangrijkste knelpunten waren in hun proces en welke oplossingen daar tegenover kunnen worden gesteld.
- Om positieve energie te creëren en te behouden is mindset belangrijk. Het zou mooi zijn wanneer zorgpersoneel zich niet zozeer bedreigd voelt door veranderingen, maar het leert zien als een kans om interessanter en nuttiger werk te doen. Door bijvoorbeeld standaardmetingen te automatiseren krijgen ze de kans zichzelf te professionaliseren en de verpleegkundige te worden die ze eigenlijk willen zijn.
- Scrum is een uitgelezen methode om veranderingen behapbaar te maken. Dit stelt de organisatie in staat verbeteringen in kleine, overzichtelijke stappen uit te voeren, waarbij de hoofdlijnen niet uit het oog worden verloren. Door middel van Scrum kun je nieuwe wegen verkennen en zaken uitproberen, waarbij je indien nodig weer een stapje terugzet om een andere route te nemen. Als wij een verandertraject starten, beginnen we veelal met een Scrum-sessie met het hele team om gezamenlijk de problemen in kaart te brengen en deze te beoordelen op hun impact. Dat is de basis voor verbeterdoelstellingen waar we in stapjes (zogeheten sprints) naartoe groeien.
Let op!
Bovenstaande aandachtspunten moet je niet los van elkaar zien. De vijf punten beïnvloeden elkaar en moeten in hun samenhang worden bewaakt tijdens het hele traject. Helaas zien we te vaak dat organisaties een verandertraject met enthousiasme beginnen, maar al snel weer in de operatie duiken. Ons advies: neem op gezette tijden afstand om te kijken hoe zaken structureel kunnen worden opgepakt en verbeterd. De whitepaper ‘Veranderkracht in de zorg’ helpt je wellicht bij dit proces.
