Roel-Jan Kuipers: Gebruikmaken van de expertise van leveranciers met prestatie-inkoop

Dit bericht verscheen eerder op de website van Corporatiegids.

De keuze voor een nieuw ERP-systeem is één van de grootste ICT-beslissingen die een corporatie maakt. Hoe zorg je ervoor dat het nieuwe systeem zo goed mogelijk bij je ambities past? En hoe houd je jezelf én de leverancier scherp om ook na de implementatie de doelstellingen te blijven behalen? CorporatieGids sprak daarover met Roel-Jan Kuipers, Adviseur ICT bij Wierden en Borgen: “We willen maximaal gebruikmaken van de expertise van de leverancier door te vertellen wát we willen bereiken, maar niet het hoe.”

Met de keuze voor een nieuw ERP-systeem wil de corporatie uit Noord-Groningen meer grip krijgen op hun projecten en bedrijfsvoering, begint Roel-Jan. “We hebben als Wierden en Borgen te maken met verschillende uitdagingen, zoals de aardbevingsproblematiek, krimp en de ontwikkeling van nieuw bezit. Wil je die het hoofd bieden, dan betekent dat grip op de bedrijfsvoering én projecten. Een nieuw systeem was voor ons daarom essentieel.”

Veranderproject

De keuze van een nieuw ERP-systeem noemt Roel-Jan geen ICT-project, maar een veranderproject dat aangejaagd wordt door nieuwe ICT. “We hebben er bewust voor gekozen om eerst te automatiseren en daarna onze processen aan te passen. Omdat we niet uniek zijn in de corporatiesector én niet het wiel opnieuw willen uitvinden, hebben we besloten zoveel mogelijk aan te sluiten bij de standaard. Uiteindelijk is dat ook wel logisch. Wij zijn niet de expert, dat is de ERP-leverancier. Dan is het handiger om gebruik te maken van hun best practice om zo efficiënt mogelijk met het systeem te werken.”

Prestatie-inkoop

Wierden en Borgen heeft bij de keuze en implementatie van het nieuwe systeem gebruikgemaakt van prestatie-inkoop. Roel-Jan: “Vooral de aanpak hiervan sprak ons erg aan. Bij prestatie-inkoop vertellen wij aan de leveranciers wát we willen bereiken, en zij vullen in hoe ze dat willen aanpakken. De bedrijfsnamen worden bij de keuze geanonimiseerd, waardoor we puur kiezen voor hoe de leverancier ons ondersteunt. Zo worden eventuele voorkeuren weggenomen en kun je maximaal gebruikmaken van hun expertise.”

Gezamenlijke doelstellingen

Uiteindelijk viel de keus op Dynamics Empire van cegeka-dsa. “Met hen hebben we vervolgens een prestatie-inkoopcontract afgesloten. Hierin staan zeven doelstellingen beschreven die we de komende jaren willen bereiken. Aan ieder doel zijn vervolgens één of meerdere KPI’s gekoppeld, zodat we kunnen meten of dit lukt. Omdat je ook na de implementatie nauw blijft samenwerken, is de binding tussen corporatie en leverancier erg groot. Het wordt echt een gezamenlijke inspanning.”

Een van de doelstellingen die Wierden en Borgen heeft geformuleerd gaat over het gebruiksgemak van het nieuwe ERP-systeem. “Het doel was een ‘nieuw primair systeem met maximaal gebruiksgemak’. Om dat te kunnen meten, hebben we gevraagd aan medewerkers wat ze graag wel én niet willen. Aan de hand daarvan zijn KPI’s vastgesteld, zoals gemiddeld een 7 voor gebruikerstevredenheid, dat 80 procent van de ergernissen wordt weggenomen en dat 80 procent van de gebruikerswensen wordt ingevuld. Door vooraf een nulmeting te doen, kunnen we op bepaalde momenten tijdens het contract meten of we aan deze doelstelling voldoen.”

Concretiseringsfase

Op de vraag hoe de keuze en implementatie in zijn werk gaat bij prestatie-inkoop, legt Roel-Jan uit: “Je begint natuurlijk met de selectie. Zoals gezegd stel je de doelen op die je als organisatie wilt bereiken. Leveranciers vertellen hoe ze dat invullen en vervolgens kies je – zonder te weten wie een antwoord heeft gegeven – voor wie het beste bij je past.”

“Daarna begint de belangrijke concretiseringsfase. Hierin spit je samen met de leverancier het pakket door en kijk je of het klopt wat beloofd is. Bij een normale aanbesteding vindt dat vaak tijdens het project plaats, maar door dit naar de voorkant te halen heb je minder ruis en gaat de implementatie een stuk soepeler. Ook zorgt dit voor minder verrassingen en meer draagvlak omdat medewerkers beter weten wat ze kunnen verwachten.”

Continue bewaking

De werkwijze heet wellicht prestatie-inkoop, maar volgens Roel-Jan betekent dat niet dat je iets koopt en dan klaar bent. “Integendeel juist; je bent ook na de livegang continu aan het bewaken of je je beoogde prestaties wel haalt, zodat je daar op tijd op kunt inspelen. Zo hou je als organisatie beter grip of je doelstellingen wel behaald worden.”

Goed eindresultaat

Tijdens het traject heeft Wierden en Borgen nauw samengewerkt met Jasper Tijsma van Hoffman, Krul & Partners. Roel-Jan: “We zijn een kleine organisatie met 7.000 vhe en hebben geen eigen IT-organisatie. Een groot project als de keuze voor een nieuw ERP-systeem – en zeker via prestatie-inkoop – is niet iets wat we elke dag doen. Daarom is het fijn dat je kunt leunen op de kennis van mensen die hier veel ervaring mee hebben. Ook qua projectmanagement heeft HKP veel kennis. Daardoor weten wij beter waar we oog op moeten houden, wat ons scherp houdt en zorgt voor een goed eindresultaat.”

Best practice

Kijkend naar de inrichting van Dynamics Empire heeft Wierden en Borgen vrijwel alleen maar gebruikgemaakt van de best practice. Roel-Jan: “Prestatie-inkoop betekent niet dat je niet kunt afwijken van de best practice, maar we hebben wel geprobeerd hier zo dicht mogelijk bij te blijven. Tijdens de concretiseringsfase hebben we gekeken of maatwerk überhaupt wel bij ons past. We hebben toen ook gezegd dat wanneer we willen afwijken, dit eerst langs een stuurgroep moet. Die moet aangeven of het maatwerk acceptabel is omdat dan wellicht bepaalde prestaties niet meer gehaald kunnen worden. Uiteindelijk blijkt ons werk prima in de best practice te vallen en wijken we er in de nieuwe inrichting amper vanaf.”

Vertrouwen

Op de vraag wat het project betekende voor medewerkers, vertelt Roel-Jan: “Bij prestatie-inkoop is de voorkant van het traject, de voorbereidingsfase, wat zwaarder. Medewerkers moeten bijvoorbeeld tijdens de concretiseringsfase een kijkje in de keuken geven en goed nadenken over wat wel of niet goed gaat. Dat vraagt extra inzet, maar betekent wel dat het later makkelijk gaat.”

“Daarnaast is vertrouwen ook heel belangrijk,” gaat Roel-Jan verder. “Omdat je voor best practice kiest, kan het zijn dat het voelt of niet bij iedereen de wensen gehoord wordt. Medewerkers krijgen bijvoorbeeld meer administratief werk waardoor het niet voelt alsof het beter of makkelijker gaat. Best practice betekent echter wel dat onderaan de streep de organisatie erop vooruitgaat. Om mensen daarin mee te krijgen heb je vertrouwen nodig in de collega’s die de beslissingen maken. Dat kun je uiteindelijk alleen maar creëren door veel en open te communiceren. In ons project hebben we veel gecommuniceerd over waar we ons bevinden in het project. Daarnaast hebben managers steeds benadrukt dat het geen ICT-project is maar een veranderproject. Daarbij is het de crux om continu uit te spreken waar je naartoe wilt aan de hand van doelstellingen. Zo geef je richting aan en zorg je voor draagvlak binnen de organisatie.”

Mensen in hun kracht zetten

“Uiteindelijk worden medewerkers door prestatie-inkoop wel in hun kracht gezet,” sluit Roel-Jan het gesprek af. “Je bespreekt met hen hun wensen en ergernissen en baseert mede daarop de doelen die je wilt bereiken. Zo laat je wel zien dat er naar ze geluisterd wordt en neem je de input mee in het project. Door hen vanaf het begin hierbij te betrekken, maak je er echt een veranderproject van. Wat ons betreft zullen we prestatie-inkoop in de toekomst ook bij andere projecten gebruiken. Om zo maximaal te profiteren van de expertise van leveranciers, de implementatie zo soepel mogelijk te maken en goed grip te houden op wat we als Wierden en Borgen willen bereiken.”

Wat kunnen wij voor u betekenen?

Neem contact op met Jasper Tijsma

Is een bedrijfskundige met een informatica-achtergrond. Als Business & IT Consultant bij een IT-dienstverlener werkte Jasper voor het eerst samen met woningcorporaties. Inmiddels is hij dé ICT-kenner van Hoffman Krul & Partners en begeleidt hij onder meer ICT-aanbestedingen en -implementaties.

Jasper Tijsma

"