Woningcorporaties versterken door middel van slimme inkoop (in 5 stappen)

Pas je inkoop nog niet toe in je woningcorporatie? Dan helpen wij je om die stap te maken. Onze experts op dit vakgebied, Marten Venemans en Alexander Stuivenwold, verzorgden recentelijk een webinar over dit onderwerp. Onder deze blog kan je de gehele webinar terugkijken (45 minuten). We zetten hieronder eerst kort de belangrijkste zaken uit het webinar op een rij als samenvatting.

Woningcorporatie als regie-organisatie

Een corporatie is als het ware één grote regie-organisatie. Per jaar wordt er door alle corporaties zo’n 10 miljard euro ingekocht als het gaat om beïnvloedbare bedrijfslasten, zoals woningbouw, planmatig onderhoud, ICT-systemen, wagenpark, extern advies en meer. Hierdoor zijn veel partijen betrokken bij een corporatie en verschuift de vroegere uitvoeringsrol naar een regierol voor de corporatie zelf.

Inkoop en opdrachtgeven

Bij de term inkoop wordt traditioneel nog vaak gedacht aan het besparen van uitgaven door slim inkopen. Daar is niets aan gelogen, zij het dat het tegenwoordig ook belangrijk is om bij te dragen aan organisatiedoelen door middel van keuzes bij de inkoop. Als corporatie moet je daarom bewust nadenken over je rol als opdrachtgever. Naast het kiezen voor een goedkope partij of project, dien je ook te kijken naar rechtmatigheid (transparantie en openheid, o.a. bij aanbestedingstrajecten) en doeltreffendheid (maximale waarde uit een samenwerking halen).

Er zijn meerdere aspecten van inkoop. Zo moet je nadenken over de contractvorm, contractduur en vormen van losse inkoop. Voor de samenwerking denk je na over een beoordelingssystematiek, zoals de vaak gekozen prestatie-inkoop, maar ook EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) of BPKV (Beste Prijs/Kwaliteit Verhouding) zijn methodieken om een keuze te maken.

Op de Kraljic Matrix classificeer je de producten en diensten aan de hand van de mate van leveringsrisico en de mate van invloed op de bedrijfsresultaten.

Benodigdheden voor optimale inkoop

Voordat je begin met inkoop, heb je een goede voorbereiding nodig. Denk daarbij na over onder andere:

1. Visie en doelen: wat wil je bereiken?
2. Zorg voor een duidelijk inkoopproces: wie bepaalt wat en hoe doorlopen we elk inkoopproces?
3. Capaciteit, tijd en deskundigheid vrijmaken: is er iemand volledig verantwoordelijk of is het deels bij iemand belegd? Kunnen we externe expertise hiervoor inhuren?
4. Contract- en leveranciersmanagement: zijn er evaluatiemomenten? Wat gebeurt er als een leverancier niet aan de verwachtingen voldoet?
5. Goede ICT-inrichting: een goed systeem geeft inzicht in o.a. waar de meeste kosten gemaakt worden.

Cases

Vanuit onze eigen praktijkervaring delen we in de webinar twee cases, van Lefier en van Wierden en Borgen.

Bij Lefier hebben we een traject gedaan waarbij de inkoop van het dagelijks onderhoud geoptimaliseerd werd. De doelen daarbij focusten zich op het verhogen van de klanttevredenheid, kiezen voor goede kwaliteit van producten, een efficiënt proces en grip op de kosten. Deze doelen hebben we omgezet in concrete acties, waarmee ze ook daadwerkelijk bereikt zijn.

Bij Wierden en Borgen vertellen we over de inkoop van een ERP-systeem. Hier hadden we te maken met ontevreden huurders, het lastig grip kunnen krijgen op lopende projecten en een verouderd en complex ICT-landschap. Hierbij kozen we niet om puur een nieuw ERP-systeem te introduceren, maar was het belangrijkste doel om grip te krijgen op de bedrijfsvoering en controle te kunnen uitoefenen over de projectadministratie.